Ombudsmann

1. Einleitung

Ombudsmann

Generell werden 2 Typen von Ombudspersonen unterschieden: der klassische Ombudsmann und der Ombudsmann innerhalb einer Organisation wie z.B. einem Industrieunternehmen (engl. “Organizational Ombudsman”). In USA, Kanada und Europa ist der innerhalb einer Organisation arbeitende Ombudsmann, heute zahlenmäßig die größte Gruppe.

Organizational Ombudsman

Man kann einen langsamen aber stetigen Veränderungsprozess feststellen, der die Kultur in Organisationen im weitesten Sinne dahingehend verändert hat, dass das Konzept der Übertragung von immer mehr Verantwortung auf untere Hierarchieebenen (sog. “empowerment”), dazu geführt hat, dass immer mehr Mitarbeiter in Veränderungsprozesse und -programme aktiv einbezogen wurden. Praktisch alle diese Programme zielen auf die Verbesserung der Produktivität und der Qualität, z.B. TQM (Total Quality Management). Dieser Veränderungsprozess hat auch die Erwartung eines deutlich offeneren Kommunikationsprozesses in den Organisationen bewirkt.

Es gibt heute viele Organisationen in denen dies auch umgesetzt wurde, aber zahlreiche Organisationen haben diesen Weg noch vor sich. In Organisationen (bzw. Abteilungen), in denen eine echte Kommunikation noch nicht stattfindet, ist die Frustration der Mitarbeiter gewachsen. Sie werden motiviert, bei der Verbesserung von Prozessen und Produkten ihr Wissen und ihre Erfahrung aktiv und verantwortlich zur Verfügung zu stellen, sie finden aber weniger Beachtung, wenn sie zu anderen Themen, z.B. Personalfragen, Vorschläge machen oder Klagen vorbringen. Schwierig wird es, wenn sie wegen solcher Beiträge persönliche Nachteile hinnehmen müssen.

Es ist sehr hilfreich, wenn die Organisation für solche Fälle eine Ombuds-Funktion eingerichtet hat. In der Tat sprechen viele die Ombudsperson (“Organizational Ombudsman”) an, weil sie mit einem empfundenen Missverhältnis zwischen den veröffentlichten und propagierten Wertesystemen und dem gelebten Leben in der Organisation nicht zurecht kommen (sinngemäße Zitate von Mary Rowe und Thomas Furtado, Int. Ombudsman Assoc).

2. Ziel und Zweck der Ombudsmann-Funktion

Die Aufgabe des Organizational Ombudsmann ist es als unparteiische, vertrauliche und zwanglose Funktion allen Mitarbeitern und Führungskräften hilfreich zur Verfügung zu stehen, als:

  • Option für Mitarbeiter (inkl. Gruppen, Abteilungen), die ihre Bedenken mit Aussicht auf Erfolg vorbringen wollen
  • Vermittler, um Konfliktlösungen zu erleichtern
  • Coach und Mentor (inkl. Empfehlungen wie das eigene Verhalten aussehen sollte, wen man sich einem Konflikt gegenüber sieht)
  • Anonymer Bewerter von Problembereichen (z.B. Misswirtschaft und Fehlen einer guten Führung)
  • Empfehlung zur Verbesserung von Verfahrensweisen und Strukturen

Das Ziel eines Ombudsmannes ist nicht, anderen Funktionen in der Organisation, die mit der Lösung von Konflikten betraut sind, die Arbeit abzunehmen. Dies sind in der Regel die Führungskräfte in der Hierarchie, die Personalfachleute, die Arbeitnehmervertretungen sowie andere Bereiche wie Sozialabteilungen. Es gibt jedoch einen signifikanten Anteil von Mitarbeitern, der sich nicht oder nicht mehr an die in der Organisation befindlichen Stellen wenden möchte. Diese Menschen bevorzugen als unabhängige, neutrale, immune und absolut vertrauliche Funktion eine Ombudsperson, um ihre Probleme vorzubringen.

3. Kontaktaufnahme zum Ombudsmann

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen inkl. Management können den Ombudsmann ansprechen. Hierzu stehen alle gängigen Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung: E–Mail, normale Post (sogar anonym), Telefon, und vor allem das persönliche Gespräch. Der Ombudsmann wird jede Information mit Ernst aufnehmen und vertraulich behandeln.

4. Persönliche Erfahrung als Ombudsmann

Von September 2008 bis Juli 2012 war ich bei einer großen und global agierenden Arzneimittelfirma als Ombudsmann für den Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) tätig. Als neutrale und unabhängige Stelle, d.h. außerhalb der Linien- und Belegschaftsstruktur und ohne direkte Managementfunktion und Entscheidungsgewalt, kümmerte ich mich an den diversen Standorten dieser F&E Organisation um die Lösung der unterschiedlichsten Konflikte.

In zahlreichen Fällen konnte gezeigt werden, dass die Ombudsfunktion für Mitarbeiter aber auch für das Management eine wirkliche Hilfe darstellt, denn als neutrale und unabhängige Person stehen einem Ombudsmann Möglichkeiten offen, die anderen verschlossen sind. Als Ombudsmann wurde ich zu allen in der Ombuds-Literatur beschriebenen Problemtypen hinzugezogen und natürlich war ich persönlich froh, wenn ich erfolgreich zu Problemlösungen beitragen konnte.

5. Zum Nachlesen

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